6 praktických tipů, jak bojovat s prokrastinací v kanceláři

Pracovní kalendář a to do list se vám plní a vy při pohledu na ně raději odcházíte do kuchyňky na kávu, tlacháte s kolegy, nebo děláte cokoliv jiného, jen ne nezbytné úkoly? S prokrastinací neboli chorobným odkládáním povinností čas od času bojujeme každý. Přinášíme vám proto několik užitečných tipů, jak na ni vyzrát v pracovním životě. 

1. Vhodné pracovní prostředí

Pokud je vaše okolí chaotické, narušuje vaše soustředění. Existuje sice určité procento lidí, kterým chaos nevadí, ale většině se pracuje lépe na uspořádaném místě. Efektivní uspořádání kanceláře tedy není dobré podceňovat. Odstraňte nepořádek, připravte si k ruce vše, co budete při plnění úkolu potřebovat a nezapomeňte ani na drobnosti, jako je sklenice vody. Zkrátka vytvořte takové prostředí, které vám umožní práci dokončit bez toho, abyste od ní vstávali. Vyvětrejte, protáhněte se a pusťte se do práce. 

2. Jednoduše začněte

Pokud se cítíte unavení, vyčerpaní nebo se vám jen nechce začít s plněním nějakého úkolu, nečekejte na zázraky. Chuť se sama nejspíš neobjeví. Jednoduše si sedněte k počítači a začněte, i když máte pocit, že nevíte jak. Ve většině případů to trvá jen pár minut, než se „rozjedete“. Navíc nemusíte začít od začátku, klidně se jako první pusťte do části, o které víte, že vám půjde. K náročnějším částem se vrátíte zpětně. 

3. Eliminujte rušivé elementy

Pokud už na úkolu začnete pracovat, snažte se udržet souvislé soustředění. Práci tak zvládnete rychleji a efektivněji. Vypněte si notifikace na telefonu i počítači, e-mail od kolegy či klienta chvíli počká. Pracujete-li v open spacu nebo sdílíte kancelář s někým dalším, vezměte si sluchátka a pusťte si hudbu. Ideální jsou instrumentální melodie nebo zvuky, které odblokují hluk z okolí a budou vás stimulovat při práci (např. bílý šum). Nasazená sluchátka jsou i signálem pro vaše kolegy, aby na vás nemluvili. Mějte dopředu nachystané vše, co budete pro práci potřebovat – ať už jde o poznámky, psací potřeby, náhradní náplně do tiskárny nebo nabíječku na notebook. 

4. Snězte žábu

Seberozvojoví kouči označují jako žábu ten nejvíc otravný nebo nejtěžší úkol, který vás v daném dnu čeká. Právě tím se vyplatí začít, i když vás možná láká vyřešit raději několik snazších záležitostí, jako odpovědět na e-maily nebo odeslat objednávky. Tyto drobnosti vám ale ukrojí kus energie a navíc budete pořád myslet na to, do čeho se vám nechce. Pokud budete prioritní úkoly posouvat během dne, je velká šance, že se dostanete do stresu kvůli nestíhání. Proto s ním začněte a zbytek dne budete mít dobrý pocit a méně frustrace.

5. Pište si to do listy

Jakoukoliv věc, kterou musíte řešit, si napište na seznam úkolů. Nenoste povinnosti v hlavě, jednak vás budou zatěžovat a také je riziko, že na ně zapomenete. Abyste se vyznali v prioritách, označte jednotlivé položky barevně nebo pomocí symbolů.

Někteří specialisté na time management radí vyřešit záležitosti, které netrvají déle než 5 minut, hned. Například odpovědět na rychlý e-mail nebo si ho jen přesunout do složky k vyřešení na později. Neocenitelným přínosem to do listů je také pocit uspokojení, který budete mít při jeho odškrtávání.

6. Nezapomínejte na odpočinek

Práci prokládejte chvilkovým odpočinkem, jinak se budete brzy cítit vyčerpaní a během odpoledních hodin toho už moc neuděláte. Někomu vyhovuje např. technika pomodoro (25 minut práce a 5 minut odpočinku), pro jiného je lepší pracovat v delších úsecích. Vyzkoušejte více technik a najděte tu správnou pro sebe. V pauze se projděte, protáhněte, procvičte oči (doporučuje se alespoň na chvíli během práce na počítači dívat do dálky). Někoho motivují také malé odměny za splněné úkoly, například sladkost, káva nebo telefonát někomu blízkému. 

Věříme, že naše předchozí rady vám usnadní překonání prokrastinace a sníží stres s ní spojený. Pokud vám odkládání povinností značně komplikuje život a zdá se vám, že ji nemůžete překonat, je možná čas zamyslet se nad tím, zda jste skutečně spokojeni se svou prací a proč ji vlastně děláte.