Jak připravit firmu na výpadek peněz, když zákazník neuhradí fakturu

V podnikání se často řeší, jak získat nové zákazníky. Méně už se mluví o tom, co dělat ve chvíli, kdy zákazník nezaplatí. Přitom právě výpadek očekávaných příjmů bývá důvodem, proč se i jinak zdravá firma dostane do problémů. A nemusí jít o milionové částky, někdy stačí několik opožděných plateb ve špatnou dobu.

Největší problém není nezaplacená faktura, ale narušený řetězec plateb

Mnoho podnikatelů si představuje krizovou situaci jako okamžik, kdy klient odmítne zaplatit velkou zakázku. Ve skutečnosti bývá realita mnohem méně dramatická, ale o to zákeřnější. Jedna faktura není uhrazená včas, pak další a najednou zjistíte, že na účtu chybí peníze, se kterými jste počítali.

Problém je, že v podnikání na sebe jednotlivé platby navazují. Z peněz od zákazníků se hradí dodavatelé, mzdy zaměstnanců, nájem nebo další provozní náklady. Když očekávaná platba nepřijde včas, může narušit celý tok peněz ve firmě. Na papíře přitom může podnik vykazovat zisk a mít dostatek zakázek, přesto mu chybí hotovost na běžný provoz.

To je důvod, proč zkušení podnikatelé sledují nejen tržby a ziskovost, ale především pohyb peněz. Obrat v účetním systému totiž nezaplatí mzdy ani nájem.

Rezerva není luxus, je to součást podnikání

Většina podnikatelů chce investovat každou vydělanou korunu zpět do firmy. Nová technika, lepší vybavení, marketing nebo větší sklad. Jenže podnikání není rovná silnice. Připomíná spíš cestu plnou zatáček, kde nikdy nevíte, co vás čeká za dalším rohem.

Finanční rezerva proto není známkou přehnané opatrnosti. Je to nástroj, který vám umožní rozhodovat se s chladnou hlavou i ve chvíli, kdy se objeví problém.

Ideální výše rezervy se liší podle oboru. Jinou situaci má živnostník pracující pouze s notebookem a jinou výrobní firma s desítkami zaměstnanců. Přesto existuje jednoduchý výpočet. Sečtěte všechny nezbytné měsíční náklady a pokuste se vytvořit rezervu alespoň na dva až tři měsíce provozu.

Může to znít jako vysoká částka, ale nemusíte ji vytvořit během několika týdnů. Často stačí nastavit jednoduché pravidlo a odkládat malé procento z každé přijaté platby. Po roce bývá výsledek překvapivě zajímavý.

Věnujte více času prověřování zákazníků

Řada podnikatelů dokáže strávit hodiny přípravou nabídky, ale ověření klienta věnuje sotva pár minut. Přitom právě tady lze předejít mnoha problémům.

Přitom nejde o nedůvěru, ale o běžnou součást podnikatelské opatrnosti. Stejně jako si banka prověřuje žadatele o úvěr, měli by si i podnikatelé prověřovat své obchodní partnery.

Vyplatí se zaměřit například na:

• historii společnosti,
• délku působení na trhu,
• veřejně dostupné účetní údaje,
• reference od jiných podnikatelů,
• případné exekuce nebo insolvenční řízení.

Důležité jsou ale i méně nápadné varovné signály, jako neustálé změny podmínek, tlak na mimořádně dlouhou splatnost či chaotická komunikace.

Nespoléhejte na jednoho velkého klienta

Na první pohled to zní paradoxně – získat velkého zákazníka je přece úspěch. Jenže každý úspěch má i svou odvrácenou stranu.

Představte si, že jeden odběratel tvoří polovinu vašich příjmů. Všechno funguje. Faktury chodí včas. Spolupráce je dlouhodobá. Pak ale přijde změna vedení, reorganizace nebo prosté rozhodnutí hledat levnějšího dodavatele. Najednou neztrácíte jednoho zákazníka, ale přicházíte o polovinu příjmů.

Proto je zdravé průběžně sledovat strukturu zakázek. Pokud jediný klient představuje příliš velkou část obratu, vyplatí se začít hledat další příležitosti ještě v době, kdy žádný problém neexistuje.

Diverzifikace zákazníků možná nezní tak atraktivně jako získání velké zakázky. Z dlouhodobého pohledu ale často rozhoduje o stabilitě celé firmy.

Mějte připravený plán pro horší scénáře

Málokdo rád přemýšlí nad krizovými situacemi. Jenže právě v době, kdy se firmě daří, vznikají nejlepší krizové plány.

Stačí si předem odpovědět na několik praktických otázek:

1. Co uděláte, pokud vám nepřijde několik velkých plateb?
2. Které náklady lze odložit?
3. Které jsou naopak kritické?
4. Kdo ve firmě bude řešit komunikaci s dlužníky?

Užitečné bývá také vytvořit si jednoduchý seznam priorit:

1. mzdy a klíčový provoz,
2. povinné odvody a závazky,
3. strategičtí dodavatelé,
4. ostatní provozní náklady,
5. rozvojové investice.

Ve chvíli, kdy nastane problém, už nebudete muset improvizovat pod tlakem, protože budete mít jasný postup.

Kdy dává smysl hledat externí financování

V podnikatelském prostředí panují na financování dva extrémní názory. Jedni tvrdí, že půjčka je vždy špatně, druzí si naopak půjčují na každou příležitost.

Pravda bývá někde mezi.

Pokud firma potřebuje překlenout krátkodobý výpadek cash flow a má realistický plán, jak prostředky vrátí, může být dobře nastavený podnikatelský úvěr rozumným nástrojem.

Jiná situace nastává, když si podnik půjčuje proto, aby dlouhodobě pokrýval ztráty nebo financoval běžný provoz bez perspektivy zlepšení. Tam už se problém pouze odsouvá do budoucna.

Před jakýmkoli financováním je proto dobré položit si jednoduchou otázku: Potřebuji peníze proto, že mi zákazníci zaplatí později, nebo proto, že firma dlouhodobě nevydělává dost? Odpověď často napoví víc než desítky tabulek.

Největší riziko bývá překvapivě psychologické

Když zákazník nezaplatí, nejde jen o peníze. Do hry vstupují emoce. Vztek, zklamání, někdy i pocit selhání. A emoce dokážou situaci zhoršit.

Někteří podnikatelé problém týdny ignorují a doufají, že se vyřeší sám. Jiní začnou jednat impulzivně a přijímají nevýhodné zakázky jen proto, aby rychle získali hotovost. Mnohem lepší ale bývá zachovat odstup a podívat se na situaci jako na běžné podnikatelské riziko. Protože přesně tím ve většině případů je.

Firmy, které podobné situace zvládají dlouhodobě nejlépe, mají jednu společnou vlastnost. Nepočítají s ideálním scénářem. Počítají i s tím, že občas někdo nezaplatí, zaplatí pozdě nebo odejde ke konkurenci.

A právě díky tomu je podobné události nepřekvapí. Nejsou příjemné, ale nejsou ani likvidační. To je rozdíl, který v podnikání rozhoduje mnohem častěji, než si většina lidí připouští.