Udělejte na klienta dojem na první dobrou – jak se připravit na obchodní schůzku

Stojíte na prahu velké příležitosti. Před vámi je obchodní schůzka, která může otevřít dveře k novým ziskům, zkušenostem a zajímavým projektům. Co teď? Jak se připravit a udělat maximum pro to, abyste ji získali? 

1. Vypracujte si domácí úkol 

Ve škole jste na ně možná kašlali, ale pro úspěšné obchodní jednání je alespoň malá příprava naprosto nezbytná. I když jste v časovém presu a máte jednu schůzku za druhou, dejte si vždy alespoň 10 minut na přípravu (když je prostor, tak i víc).  

Připomeňte si, jak probíhala dosavadní komunikace s klientem – klidně nakoukněte do CRM softwaru pro přesné znění. Zrekapitulujte si hlavní služby a produkty klienta a jak mu s nimi můžete pomoct. Zkuste si najít články o klientovi a zapamatujte si na čem zrovna pracuje nebo nějakou zajímavost, která v nich zazněla – pomůže vám to lépe mu porozumět a navíc zapůsobíte, když takovou informaci mezi řečí nadhodíte či o ni projevíte zájem. Připravte si konkrétní číselné údaje – o klientovi (existují analytické nástroje, které na to můžete využít) i o svém produktu, abyste byli při jednání co nejnázornější. 

Pomůže vám i zapojit empatii a co nejvíce se vcítit do role klienta, se kterým budete jednat. Kdo je, jaké má potřeby, jakou pomoc hledá, jaké argumenty na něj asi zabírají a tak dále.  

2. Stanovte si cíle 

Abyste měli jasno v tom, kam schůzku směřovat, a neodcházeli z ní zbytečně zklamaní. Předem si ujasněte minimální (co alespoň) a maximální (co ideálně) cíle pro tuto obchodní schůzku. Lépe tak budete posouvat vzájemný dialog a následně snáze zhodnotíte svůj vlastní výkon.  

3. Připravte si materiály 

Nemusí to být hned prezentace v PowerPointu, ale nějaké číselné údaje, grafy, fotky produktů nebo poznatky ohledně konkurence si určitě nachystejte. I kdybyste měli skvělou paměť a dokázali na klienta všechno sázet z hlavy, když máte něco černé na bílém (a ještě v hezké tabulce nebo grafu) působí to důvěryhodněji.  

Nebojte se napsat si i stručně body, které chcete s klientem projednat, a při obchodním jednání se jich držte. Lepší než na něco zapomenout, zmateně skákat od jednoho k druhému, nebo dokonce mlčet. 

Zdroj: Freepik.com

4. Sjednejte dostatek času 

Dopředu si také stanovte, jak dlouho může obchodní schůzka trvat, abyste stihli i své následující aktivity. Čas jsou peníze, takže si její délku pravděpodobně dopředu domluvíte, ale znáte to, někdy se věci nevyvíjejí podle představ. Proto doporučujeme vždycky počítat i s časovou rezervou a schůzku si domluvit dostatečně dlouhou. Když skončíte o něco dříve, nic se neděje a alespoň nebudete muset nervózně kontrolovat hodinky každých pár minut. 

5. Jak vést obchodní jednání? 

Snažte se najít způsob komunikace, který vás zákazníkovi co nejvíce přiblíží. Navnímejte maximum z jeho osobnosti a podle toho odhadněte, jaké jednání mu bude příjemné. Mluvte, ale i poslouchejte. Na schůzce nejste od toho, abyste na klienta vychrlili tunu informací, ale abyste navázali dialog. 

Zkoušejte klienta rozpovídat pomocí dobře zvolených otázek, pomocí kterých ideálně sám dojde k tomu, že by se mu vaše řešení vlastně hodilo. A buďte připravení pohotově odpovědět na všechno, co by klienta asi mohlo zajímat. (Čím zkušenější budete, tím to půjde snáze.) Klidně se dopředu poraďte s kolegy, jaké dotazy by asi mohly padnout, a připravte se na ně. 

Jakmile klient projeví zájem, ujasněte si spolu maximum možných informací, aby byla jistota, že jste se dobře pochopili a že obě strany mají realistickou představu o možném průběhu spolupráce. 

Tip: Určitě můžete být i trochu osobnější a zeptat se, jak se klientovi daří nebo kam se chystá na dovolenou, ale nebuďte zase až příliš familiární – nejste kamarádi. 

6. Mezinárodní obchodní jednání 

Má kromě toho, co tu zaznělo, i pár dalších specifik. Především je důležité myslet na to, že různé kultury mají různé obchodní etikety, zvyky a očekávání. Co je v jedné zemi považované za zdvořilé, může být v jiné nevhodné. Zjistěte si proto dopředu maximum o tom, jak se chovat ve vaší konkrétní situaci. Měl by tomu odpovídat i způsob vyjadřování. V některých kulturách je přímá komunikace ceněná, zatímco v jiných se dává přednost odtažitějšímu a zdvořilému způsobu vyjadřování. 

Mezinárodní obchodní jednání obvykle probíhá v angličtině, ale raději si dopředu ujasněte, v jakém jazyce budete jednat, a nabídněte i zajištění tlumočníka (ne každý mluví plynuje nebo se cítí při komunikaci v jiném jazyce pohodlně).  

Plánování schůzek a hovorů řiďte tak, aby vyhovovaly všem stranám v různých časových pásmech, tím ukážete respekt a profesionalitu. 

Dopředu se také připravte na to, že domluvení obchodu či spolupráce může trvat o dost déle než ty, které sjednáváte na domácím hřišti.  

Shrnutí 

Pamatujte, že klíčem k úspěšnému obchodnímu jednání je příprava, empatie a schopnost přizpůsobit se situaci. A když to zrovna nedopadne, nevěšte hlavu, každé jednání je pro vás skvělou příležitostí k učení a růstu. Zároveň se ale vždy snažte zjistit maximum informací a připravit strategii, která vám pomůže vybudovat trvalé obchodní vztahy.